O Gerenciamento de Arquivos da Webcenter tem como objetivo trazer o armazenamento, compartilhamento, disponibilidade e segurança que a sua empresa precisa.
Tudo isso baseado em Cloud Computing.
Dessa forma, chegamos a um assunto extremamente importante dos negócios: os documentos da empresa.
Afinal, são dados indispensáveis, que devem estar seguros, bem como acessíveis quando necessário. Tudo para evitar problemas, seja na tomada de decisões ou mesmo em trâmites legais.
Então, vamos detalhar um pouco mais sobre essa solução que pode mudar a funcionalidade da sua empresa.
Gerenciamento de Arquivos da Webcenter
Primeiramente, esse sistema tem como foco a organização automatizada dos documentos de um negócio, tudo de forma simples e prática.
O uso dessa solução aumentou após 2017, quando a Receita Federal elevou as multas em 69% para empresas que apresentavam irregularidades.
A questão é que nem sempre esses “problemas” eram intencionais. Muitas vezes, os negócios simplesmente perdiam documentos, não encontravam as informações que precisavam ou mantinham uma organização de difícil acesso.
Convencionalmente, os arquivos não permitiam acessos externos, de celulares, nem tinham revisões, sistemas de proteção, auditoria de acessos ou mesmo backup.
Tudo isso prejudica a empresa que perde documentos importantes, ou simplesmente não os encontra, fica susceptível a ações criminosas e tem um alto custo com manutenção e upgrades.
Portanto, o Gerenciamento de Arquivos da Webcenter, o Webdrive, vem para mudar este cenário com as seguintes otimizações e mudanças:
- Permite acesso dos arquivos de onde estiver, com o seu dispositivo;
- Versionamento e lixeira;
- Proteção contra ransomware;
- Recuperação rápida em casos de acidentes;
- Rastreabilidade;
- Backup automatizado;
- Compartilhamento com usuários externos simplificado;
- Modelo de custos sem surpresas ou extras.
Como funciona
Na prática, o File System Webdrive é baseado em 4 princípios ou pilares: Armazenamento, Compartilhamento, Disponibilidade e Segurança.
Isso significa que, além de facilitar o acesso dos documentos para aqueles que precisam, funciona em qualquer lugar sem comprometer a proteção dessas informações.
Mesmo com um número de usuários ilimitado, você contrata apenas o espaço que precisa. Isso sem correr riscos de ser cobrado por taxas extras, evitando qualquer surpresa no orçamento da sua empresa.
Como isso vai otimizar o fluxo de trabalho da sua equipe
Agora que você já conhece o Gerenciamento de Arquivos da Webcenter, fica a dúvida de como isso impulsiona o fluxo de trabalho da equipe. Afinal, esse é um dos principais objetivos dos negócios em crescimento ou que visam aumento nos lucros/produtividade.
Portanto, podemos começar destacando a categorização desses documentos.
Em síntese, tudo é dividido por setor, data, assunto e outras especificações conforme a empresa. Logo, facilita o acesso, para que cada colaborador saiba exatamente onde procurar.
Dessa forma, há uma economia de dinheiro, já que reduz o investimento dos negócios com outras ferramentas que exigem uma contínua mudança. Bem como economiza no tempo, já que fica mais simples rastrear e encontrar aquilo que estava sendo buscado.
Assim, uma tarefa que antes demorava horas agora dura poucos minutos. Com essa praticidade, os colaborares não perdem tempo e conseguem se dedicar a atividades mais importantes.
Simultaneamente, não atrapalha a produtividade e otimiza o funcionamento interno.
Por exemplo, suponha que uma determinada equipe esteja avaliando novas opções de investimentos, oportunidades de expansão e assim por diante. Para isso, precisam conhecer os números, entender os gastos com marketing, investimentos anteriores que deram certo ou errado, etc.
Sem o Gerenciamento de Arquivos da Webcenter, esse processo pode durar semanas, exige que diversas pessoas fiquem envolvidas apenas no recolhimento de dados e, mais tarde, na análise.
Ou seja, atrapalha a produtividade, pode fazer a empresa perder oportunidades interessantes do mercado, atrasa a tomada de decisões e, nem sempre, reúne todos os documentos importantes. Então, essa solução permite que o trabalho seja mais rápido, produtivo e eficiente,
Além disso, traz outros benefícios, como:
- Organização rápida;
- Alta rastreabilidade de documentos e informações;
- Acesso fácil e rápido;
- Reduz o tempo e investimento;
- Digitalização de documentos;
- Agilidade para transmitir dados;
- Evita a perda de documentos importantes;
- Eleva a produtividade e melhora o fluxo de trabalho;
- Traz maior segurança para as informações.
Cabe destacar que aqui você também encontra o Smartbackup, um serviço de backup na nuvem centralizado e automatizado. Com ela, a sua empresa alia estabilidade, segurança e economia.
