Como sincronizar e-mail de maneira automática?

Como sincronizar e-mail de maneira automática?

Sincronizar e-mail é uma tarefa essencial para gestores e empresários, pois, permite que eles nunca fiquem desatualizados com as mensagens mais importantes e sempre tenham uma fonte de backup para seus dados mais críticos. Por meio de um aplicativo e da conexão com a internet, seu aparelho recebe em tempo real as novidades da caixa de entrada das mais diversas contas de e-mail que você tiver.

Além disso, há muitas ferramentas que oferecem outras funcionalidades, como a sincronização de calendários, agendas e contatos dos smartphones. Por isso, você não deve deixar de ativá-las em seu celular, garantindo ainda mais eficiência no seu contato com clientes, fornecedores e parceiros.

Se você quer entender melhor como a sincronização funciona, não deixe de acompanhar este post até o final!

Como sincronizar e-mail nos smartphones e computadores?

Há várias formas de sincronizar e-mail no seu celular e nos PCs, porém, a escolha certa depende de vários fatores. O primeiro ponto a considerar é se você utiliza várias contas em serviços de e-mail diferentes, como o Gmail, o Hotmail, o Yahoo, o iCloud etc.

Caso você só tenha uma, é melhor utilizar a plataforma do próprio provedor do endereço de e-mail. Se houver várias, é melhor escolher um aplicativo que agregue diversas contas diferentes — o quais podem ser baixados nas lojas de aplicativo.

No entanto, se você faz uso de e-mail corporativo com endereço personalizado, essas duas soluções não são tão adequadas, pois você precisará de um reforço de segurança. Nesse sentido, procure uma empresa de TI que forneça um serviço de e-mail seguro, que permita a armazenagem em nuvem. Assim, você terá sempre os dados sincronizados, mas contará com criptografia SSL em todos os protocolos para garantir a confidencialidade das informações.

A sincronização é diferente dos protocolos de e-mail tradicionais, que geralmente exigem que você baixe todo o conteúdo das caixas de entrada e saída para liberar espaço de armazenamento do servidor do serviço de e-mail.

Por que sincronizar?

Resposta imediata

Com a sincronização, você não precisa esperar para acessar a um computador para atualizar seu e-mail. Conforme as mensagens chegam na sua caixa de entrada, elas são atualizadas automaticamente.

Backup de documentos importantes

Ao sincronizar e-mails, todos os documentos e informações importantes contidas no e-mail ficarão armazenadas na nuvem para que você acesse quando precisar.

Menor necessidade de infraestrutura de armazenamento

Quando você sincroniza, a maior parte dos arquivos e dados mais pesados permanece na nuvem e você pode baixá-los apenas quando for necessário. Em outras modalidades de gerenciamento de e-mail, para poupar espaço no servidor do provedor, as informações devem ser baixadas no próprio smartphone ou nos computadores da sua empresa.

Quais são as ferramentas e protocolos de sincronização?

IMAP

O IMAP (Internet Message Access Protocol) é um protocolo de sincronização de e-mail que permite o acesso de vários clientes a uma mesma caixa de correio. Ou seja, ele é ideal para aquelas contas que são compartilhadas entre vários funcionários ou acessadas em diversos dispositivos.

POP3

Neste caso, não é uma sincronização propriamente dita, pois, os dados são completamente baixados nas suas máquinas. Ou seja, os aplicativos que utilizam o POP3 (Post Office Protocol) baixam todas as mensagens e as armazena internamente, limpando a caixa do serviço de e-mail.

Webmail

Webmail é uma ferramenta a qual permite que sua empresa crie um serviço interno de e-mail com endereço e servidores próprios.

Outlook 365

O Outlook 365 é a ferramenta de gerenciamento de e-mail da Microsoft, sendo a mais utilizada mundialmente. Além disso, ela permite a sincronização pelo protocolo POP3.

Essas são as principais soluções para sincronizar e-mail, tarefa essencial para que você tenha uma empresa pronta para agir de prontidão e reduzir os custos com serviços de TI. Há várias organizações no mercado que oferecem um serviço personalizado e seguro e você deve procurá-las para melhorar sua eficiência operacional.

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