Entenda como combater spam nos e-mails empresariais

Entenda como combater spam nos e-mails empresariais

Hoje, o spam é, sem dúvidas, uma das maiores inconveniências das nossas caixas de entrada. Aí está a importância de entendermos o que é e como combater spam em nosso dia a dia.

Na prática, “spam” é toda e qualquer mensagem direcionada para muitos destinatários e enviada sem que o usuário deseje ou tenha solicitado. Na falta de termos mais suaves, elas literalmente infestam a internet e as nossas vidas na era da transformação digital.

Assim, seu impacto nos negócios é o pior possível: prejudicam o pleno funcionamento dos sistemas, abrem portas para invasores, infectam máquinas e executam práticas ainda piores, como fraudes e roubo de dados — e isso é muito grave!

Em nosso post daremos algumas dicas para você fugir do spam sempre que possível, já que, pelo visto, só podemos reduzi-los — uma vez que é uma epidemia que pode não ter fim. Confira!

O uso de softwares anti-spam

Spammers habitualmente usam computadores com softwares maliciosos (redes zumbis) para enviarem as mensagens virais. Assim, com a ajuda da tecnologia, sua rede ficará segura e você impedirá que ela seja mais um alvo desses softwares.

Dito isso, uma boa frente de como combater spam é o uso de firewalls, responsáveis pelo monitoramento de todo o tráfego de dados (entrada e saída). Por meio deles, ocorre a liberação ou bloqueio de acessos específicos de acordo com a definição de normas internas de segurança da organização.

Com a utilização de firewalls, a gestão cria modelos de filtragem e permite estabelecer regras de navegação e perfis de acesso. Esse software garante um ambiente mais seguro, porque ele direciona os usuários a acessarem e executarem apenas as atividades pertinentes às suas funções nas empresas.

Em outra ponta, também eficiente, há ferramentas inteligentes que analisam cada mensagem que chega no servidor (o mais conhecido deles sendo o open source SpamAssassin). Por meio de regras próprias, ele determina se o e-mail é um spam ou não.

Caso seja considerado spam, há uma modificação do assunto para alertar o remetente e no corpo do conteúdo é incluído um breve relatório, que explica o porquê daquele e-mail ser classificado como indesejado.

O cuidado com o opt in e opt out

Opt in é quando você permite o envio de mensagens de algum site para o seu e-mail, recurso encontrado normalmente em páginas de conteúdos e notícias.

Ainda que a intenção de informá-lo em primeira mão seja positiva, seu e-mail entrará para as listas dos que poderão ser comercializados ou, em uma previsão pessimista, usados para o mercado de spam.

Por outro lado, o opt out é quando você se descredencia ao receber um spam oriundo dessas mensagens instantâneas. Assim, você acaba por validar aos spammers que seu e-mail é genuíno ao sair dessa linha de distribuição.

Então, a melhor opção é ter certeza de que você deseja receber o conteúdo desse ou daquele site — e, também, certificar-se de que o endereço é confiável o bastante. Manter tal precaução ajudará sua conta de e-mail a evitar grande parte dos problemas.

A administração e implementação correta dos e-mails corporativos

Impedir a proliferação de mensagens spams ao tomar medidas de prevenção é a iniciativa mais eficaz. Como dissemos, as providências passam pelo uso de softwares anti-spam e filtros. Porém, outras boas práticas precisam ser adotadas, tais como:

  • escolher cuidadosamente o provedor dos e-mails;
  • restringir o uso de e-mails corporativos para apenas comunicações profissionais;
  • evitar que os funcionários compartilhem mensagens internas com as pessoas de fora do círculo da empresa;
  • registrar boletins e fóruns;
  • usar a opção BCC (Blind Carbon Copy) no envio de várias cópias de uma mensagem para muitos destinatários, a fim de evitar a divulgação desnecessária de endereços de e-mail de outros usuários.

Aprender como combater spam é fundamental para quem deseja uma experiência segura na internet. Além de inconvenientes, essas mensagens causam danos irreversíveis para sua empresa — seja por meio de vírus ou brechas de segurança que permitem acesso a informações confidenciais. Aqui, todo cuidado é pouco.

Lembre-se de que armazenar dados na nuvem é fundamental para o negócio praticar o combate aos spams. Por isso, se você gostou deste conteúdo, não deixe de saber qual a garantia de segurança de dados na nuvem.

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