Facilitar a colaboração entre equipes remotas é fundamental para criar um ambiente funcional, livre de conflitos e que funcione.
Isso tudo mesmo sem um contato direto, frente-a-frente.
Afinal, cada vez mais, os colaboradores estão distantes um do outro. Cada um na sua casa, viajando, fazendo networking, bem como em viagens de negócios.
Diante disso, as empresas buscam formas de amenizar possíveis divergências, ao mesmo tempo que melhora o fluxo de trabalho, comunicação assertiva e escuta ativa. Confira!
1# Definição e planejamento da colaboração
Primeiramente, uma forma funcional de evitar problemas no trabalho remoto é definir exatamente como cada colaborador faz parte desse projeto. Ou seja, cada um precisa saber qual o seu papel ali dentro.
Inicialmente, isso parece algo simples demais. Afinal, há a perspectiva de que cada um sabe o que precisa fazer.
Entretanto, quando esse fluxo de trabalho muda, novos trabalhos e pessoas surgem, as dúvidas prejudicam o funcionamento interno. Logo, o ideal é conversar com todos definindo como o projeto/trabalho vai funcionar.
Além disso, organizar reuniões periódicas, levantando pautas a serem discutidas, é uma maneira efetiva de eliminar problemas. Cabe destacar a importância de ter cronogramas bem definidos.
2# Facilite o acesso: Webdrive da Webcenter ajuda a facilitar a colaboração entre equipes remotas
Uma das principais verdades do trabalho remoto é que: nada funciona se o colaborador não tiver o acesso que precisa.
Dessa forma, cabe a empresa ofertar as informações e arquivos que cada um precisa para desenvolver seu trabalho corretamente e com maior eficiência.
Neste aspecto, o gerenciador de arquivos Webdrive da Webcenter ajuda a facilitar a colaboração entre equipes remotas por permitir esse acesso.
Assim, os colaboradores podem acessar, compartilhar e dispor desses arquivos e informações em qualquer hora do dia, conforme a autorização que possuem para tal.
Imagine, por exemplo, que um sujeito responsável por gerir finanças e fazer relatórios, precisa ter acesso a dados anteriores, informações gerais, oportunidades passadas, etc. Informações que estão no gerenciador de arquivos.
3# Acompanhamento de progresso
O acompanhamento serve para facilitar a colaboração entre equipes remotas para otimizar o fluxo e resolver possíveis problemas que surgirem ao longo dos projetos.
Então, é preciso ter uma interação, sabendo o que está acontecendo, como está o andamento. Isso não significa que todos estarão se reunindo sempre. Mas, aqueles que precisam de um contato maior, conseguem se comunicar de forma efetiva.
Uma forma de fazer isso é ter um checklist sobre o trabalho e realizar uma reunião semanal, mesmo que de poucos minutos. Logo, cheque como essas coisas estão, se alguém precisa de ajuda, quais as dificuldades encontradas e assim por diante.
Além disso, é possível criar planilhas a serem compartilhadas com a equipe, com as atividades, expectativas, demais projetos/atividades, etc. criar esses canais de interação aproxima profissionalmente os colaboradores.
4# Facilitar a colaboração entre equipes remotas com as melhores ferramentas
Para garantir que todos da equipe estejam devidamente conectados, é essencial escolher as ferramentas que vão garantir o fluxo de trabalho e contato.
As conversas por vídeo, por exemplo, costumam ser realizadas através do Zoom ou Google Meet. Já para gestão, a Asana é bastante popular.
Para gerenciamento de arquivos, a indicação é o Webdrive. O Trello é uma opção viável para registro das atividades e o Slack facilita o contato, com diversos canais, conversas privadas e mais.
Uma dica especial é possuir um sistema de firewall avançado, email seguro e hospedagem inteligente. Tudo sob medida para a sua empresa.
Transparência: a importância de fazer o trabalho remoto funcionar
Por fim, cabe a importância de destacar como a transparência é capaz de facilitar a colaboração entre equipes remotas. Principalmente por ser um ambiente no qual o contato já é mais distante.
Então, todos devem ser claros e direitos, mantendo o respeito e a educação, mas desenvolvendo uma comunicação assertiva e uma escuta ativa.
Isso significa realmente escutar o que o outro tem a dizer, ter empatia, entender quando reais imprevistos ocorrem e ainda trabalhar para melhorar continuamente.
Neste cenário, cabe aos gestores incentivar e iniciar esse processo, para que todos adotem essa postura.
Mas, para isso, a transparência também deve envolver os números do negócio, necessidades, expectativas e possibilidades. A ideia é que, ao errar, os colabores se sintam confortáveis em assumir as consequências, sem sentar contornar a situação ou mesmo esconder o feito.
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